Audyt nadzoru w systemach zarządzania - na czym polega?

 

Certyfikat ISO jest wydawany dla firmy na okres trzech lat. Niemniej jednak audytor z jednostki certyfikującej ocenia firmę co rok, po to aby sprawdzić, czy system nadal działa, a certyfikat może być bez przeszkód utrzymany. Audyty odbywające się po roku i po dwóch latach po uzyskaniu certyfikatu nazywają się audytami nadzoru. Każdy z nich ma podobny schemat do audytu certyfikującego, lecz regułą jest, że audyty nadzoru są mniej wyczerpujące i krótsze czasowo od audytu certyfikującego. Audyty nadzoru wykazują możliwość utrzymania ważności certyfikatu na kolejny okres, tj. do czasu następnego audytu. Odpowiednio wcześnie, przed planowanym audytem nadzoru, klient zostaje poinformowany przez jednostkę certyfikującą o zbliżającym się audycie. Jednocześnie klient jest zobligowany do poinformowanie jednostki certyfikującej o zmianach w firmie, np. zmianie liczby pracowników lub zmianie zakresu. Audytorzy, pełniący rolę niezależnych ekspertów, analizują dokumentację, procedury oraz biorą udział w rozmowach z pracownikami, aby zdobyć pełny obraz funkcjonowania firmy i jego zgodność z określonym systemem. Po audycie nadzoru, klient otrzymuje raport. Zwykle audyty nadzoru kończą się pozytywną opinią o działaniu systemu. Nawet, jeśli audytor wykryje niezgodności to są one z powodzeniem usuwane w ustalonym między stronami audytu czasie, i nie są one powodem odebrania certyfikatu ISO organizacji. Jednak w skrajnych przypadkach, gdyby audytor stwierdził, że system przestał funkcjonować, a organizacja nie przestrzega już zasad ISO, wówczas ma prawo zgłosić do jednostki konieczność odebrania certyfikatu.

 

 

Co sprawdza się podczas audytu nadzoru?

 

Audytorzy podczas audytów nadzoru sprawdzają przede wszystkim czy wdrożony i przecertyfikowany system zarządzania nadal działa zgodnie z normą zadeklarowaną na certyfikacie. Specjaliści oceniają wówczas kluczowe elementy systemu zarządzania. Ocena w nadzorze może objąć przykładowo obszary: audytów wewnętrznych oraz przeglądów systemu, działań korygujących, skuteczności systemu, wykorzystania certyfikatu i logo Jednostki Certyfikującej oraz spełnienie obowiązku informacyjnego. W przypadku braku zgodności, identyfikowane są obszary wymagające poprawy.

 

Dlaczego audyt nadzoru jest tak ważny?

 

Audyt nadzoru w systemach zarządzania nie tylko potwierdza, że system zarządzania działa, ale również identyfikuje potencjalne nieprawidłowości i przyczynia się do ciągłego doskonalenia procesów. Poprzez analizę wyników oceny, organizacja może wprowadzić usprawnienia, dostosować procedury do zmieniających się warunków rynkowych oraz podnosić poziom efektywności swoich działań. Audyt nadzoru w systemach zarządzania jest niezbędnym narzędziem w zapewnianiu skuteczności i zgodności działań organizacji. Dzięki regularnej ocenie organizacje mogą utrzymać wysoki standard zarządzania, dostosowując się do zmieniającego się otoczenia biznesowego. Po przeprowadzeniu corocznej oceny organizacja posiadająca certyfikat otrzymuje raport z audytu nadzoru, który niejednokrotnie jest sprawdzany podczas kontroli organizacji przez instytucję takie jak np. BUR/PARP oraz klientów.